Alors que nous sommes au cœur de l'été, il est difficile de croire que nous devrions penser au déneigement. Pourtant, tant que nous vivrons au Canada, la gestion de la neige et de la glace sera nécessaire pour assurer la sécurité des opérations des bâtiments. Pour vous assurer que votre bâtiment bénéficie d'un service de déneigement de la plus haute qualité cet hiver, voici quelques points à prendre en considération.
1. Acheter tôt
La plupart des entreprises de déneigement de qualité réservent leurs itinéraires d'hiver à la fin de l'été. Aujourd'hui, des contraintes supplémentaires, telles que la disponibilité limitée des gros équipements en raison des problèmes de chaîne d'approvisionnement liés au COVID, signifient que la planification de l'hiver doit souvent être achevée au printemps précédent afin de laisser le temps de commander l'équipement.
Pourquoi s'adresser si tôt à un fournisseur de services de déneigement ?
Outre le fait de pouvoir choisir la crème de la crème, un processus d'appel d'offres précoce présente d'autres avantages. Un appel d'offres précoce permet au gestionnaire immobilier ou au propriétaire d'adopter une approche proactive pour un service aussi sensible que la gestion de la neige et de la glace. Cela laisse également le temps de négocier les termes du contrat et les attentes en matière de services.
En signant un contrat à l'avance, le prestataire choisi aura le temps de se procurer les ressources nécessaires pour assurer la maintenance de votre bien selon les normes convenues. Un approvisionnement anticipé permet d'éviter les problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement et les fluctuations de prix liées à la demande. Alors que les gros équipements et le sel étaient autrefois disponibles jusqu'en octobre, la chaîne d'approvisionnement actuelle exige que les commandes soient passées avant la fin du mois de mai pour garantir des dates de livraison à temps pour la saison des neiges au Canada.
Lorsqu'un contrat est attribué au cours de l'été, les deux parties disposent de suffisamment de temps pour planifier les réunions et les activités d'avant-saison, notamment la cartographie du site, la mise en place de l'équipement, le jalonnement et la clarification des protocoles de communication pour la saison hivernale.
2. Définir clairement les attentes
Pour vous assurer que le service de gestion de la neige et de la glace répond aux besoins de votre bâtiment, il est important de définir clairement l'étendue des travaux et les attentes en matière de services. Un cahier des charges clairement défini dans un appel d'offres comprendra les éléments suivants
Un plan du site avec les limites de la propriété, les zones prioritaires et les emplacements d'empilement de la neige clairement identifiés.
Une liste des services attendus sur le site (par exemple : prétraitement, déneigement, transport de la neige, salage, etc.)
Une liste des matériaux qui doivent être utilisés sur le site (dégivreurs environnementaux, sel gemme, saumure, gravillons, gravier, etc.
Une liste des équipements qui peuvent ou ne peuvent pas être utilisés sur le site en fonction des spécificités du site (par exemple : restrictions de poids, lames en caoutchouc, etc.) et les lieux de stockage s'ils sont autorisés sur le site.
Les attentes en matière de services décrites dans votre appel d'offres doivent comprendre les éléments suivants :
Déclenchement des opérations - indiquez si vous souhaitez que les opérations commencent à une certaine hauteur d'accumulation de neige ou à une heure prédéterminée.
Heures clés - à quelle vitesse vous attendez-vous à ce que la propriété soit nettoyée et quelles sont les heures critiques pour la sécurité du fonctionnement de votre bâtiment ?
Zones prioritaires
Attentes en matière de résultats finaux - indiquez clairement ce qui constitue un niveau de service acceptable pour que votre prestataire de services quitte les lieux (par exemple, toutes les allées sont dégagées et les sorties de secours sont accessibles, ou toutes les voies de circulation ont été déneigées, etc.)
Planification en cas de conditions météorologiques extrêmes - énoncer les attentes en cas de conditions météorologiques extrêmes telles que les blizzards ou les tempêtes de verglas.
Exigences post-tempête - identifier les travaux qui doivent être réalisés 24 à 96 heures après l'événement (par exemple, le transport de la neige, le déblaiement des congères, etc.)
Mise en place de services supplémentaires - identifier les services supplémentaires qui nécessitent une approbation ou une mise en place par le client (par exemple : transport de la neige, déglaçage supplémentaire).
3. Garantir une couverture d'assurance
Le déneigement est une activité risquée. Tony DiGiovanni, directeur général de la Landscape Ontario Horticultural Trades Association indique que certaines entreprises de déneigement signalent des augmentations de primes d'assurance "allant de 25 à 300 %". Certaines ne peuvent pas obtenir d'assurance à n'importe quel prix. De nombreuses compagnies d'assurance ont décidé de se retirer complètement du secteur de la neige et de la glace en raison de l'abondance des réclamations pour glissades et chutes.
Lors du choix d'un fournisseur de services de déneigement et de déverglaçage, il est important de bien comprendre son statut en matière d'assurance commerciale. Si une entreprise reçoit son renouvellement d'assurance pendant la saison des neiges et constate une augmentation significative, elle risque de ne pas être en mesure de fournir des services pendant toute la saison.
Demander à votre fournisseur de services de déneigement et de déglaçage d'ajouter votre entreprise en tant qu'assuré supplémentaire permet à votre organisation d'être assurée dans le cadre d'une police d'assurance en plus de la personne qui a souscrit la police d'assurance à l'origine.
4. Obtenir un dossier conforme
La tenue de registres est le moyen le plus sûr de protéger votre propriété, vos locataires et votre entreprise. Établissez un protocole d'archivage avec votre prestataire de services de déneigement lors de l'attribution du contrat. Toute intervention sur la propriété doit être documentée. Le fournisseur vous remettra-t-il les documents ou les conservera-t-il ? À quelle fréquence seront-ils soumis ? Exigez-vous des documents numériques ou sur papier ? La meilleure documentation pour prouver le service de la neige comprendra au minimum les éléments suivants :
Nom et emplacement du site
Nom de l'employé du fournisseur de neige
Date de la prestation
Heure de début et de fin du service
Conditions du site au début et à la fin du service (spécifiques à la neige et à la glace)
Conditions météorologiques
Services rendus, y compris l'équipement utilisé et les matériaux appliqués (types et quantités)
Remarques/circonstances ou conditions particulières
Vous pouvez demander à ce que certaines informations facultatives soient jointes à votre preuve de service :
Photos
Rapports GPS
Bien que Dame Nature soit une variable importante dans nos hivers canadiens, la préparation est l'élément clé de la gestion d'une saison hivernale réussie et sécuritaire.
Strathmore offre un service d'un océan à l'autre aux clients commerciaux de l'industrie de la gestion de la neige et de la glace.
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